Det daglige kaos

2018-01-19

Der er indkaldt til møde, hvor der skal findes frem til løsning af et problem, udvikles forretningsmuligheder eller planlægges omkring et større eller mindre projekt. Mødet er knapt nok gået i gang før den første udfordring viser sig.

Mødelokalets udfordringer

Der er et fint whiteboard i lokalet, men den sorte og grønne pen viser sig at være helt udtørrede, og den røde pen indeholder kun lige nok farve til at skrive overskriften utydeligt. I mødelokalet ved siden er der heller ikke bid, der var kun en nusset beskidt renseklud til whiteboardet, hvor man forgæves har forsøgt at fjerne en plantegning, der er lavet med en permanent marker. Receptionen er løbet tør for penne, og der kommer først en pakke fra kontorforsyningen om 2-3 dage.

 

Allerede nu er du som mødeleder udfordret, og de første 10 minutter af mødet er allerede gået, med at finde på alternativer. Heldigvis har en kreativ sjæl hentet en app til sin tablet, der nu er forfremmet til whiteboard, og mødet kan fortsætte til trods for, at der nu sidder 5 personer om en 9 tommers skærm på bordet. Ved mødets afslutning skal tegningerne fra den lille tablet deles, og papirnoterne skal renskrives og det hele skal sendes rundt til alle deltagere.

Har du fået alt indholdet med?

Der går nogle dage og du har modtaget en email, men noterne mangler, og tegningen er i PDF-format, men de ændringer du gerne vil lave, medfører, at du nu er tvunget til at lave din egen kopi af tegningen med ændringer, så det er mere eller mindre helt forfra.

Behøver jeg fortsætte? Kan du genkende situationen? Jeg tror de fleste af os har oplevet, hvordan helt lavpraktiske problemer dræner en del af den energi og fokus, der skal holde dig og din virksomhed skarp og helt fremme i forreste linie.

Den nye måde at arbejde på hedder Spark

Forestil dig, at du inden mødet har samlet din arbejdsgruppe virtuelt, at der på forhånd er delt nødvendige filer, og du har lavet en skitse, der anvendes i mødet og alle deltagere på forhånd har forholdt sig til den.

 

Forestil dig, at du går ind i mødelokalet og bliver hilst velkommen af et whiteboard, der favner hele arbejdsgruppen, fælles filer og tegningen kommer op på den store skærm. Så kan I hurtigt komme i gang som gruppe. Selvom en af deltagerne er hjemme grundet barns første sygedag, så kan mødet alligevel gennemføres, fordi skærmen udover at være whiteboard og præsentationsskærm også kan bruges til videokonference.

 

Om du på mødet bruger pen eller bare menneskehedens ældste og vigtigste værktøj, fingrene, så bemærker du det ikke, fordi hele flowet i mødet bare kører uforstyrret af lavpraktik og teknikaliteter.

Når dit møde er færdigt, så er tegning, referat og alle andre ting, der er diskuteret allerede gemt og delt med arbejdsgruppen, og alle er klar til at arbejde videre med opgaven efterfølgende.

 

Lyder det en smule for godt til at være sandt? Måske er det tid for dig, og din virksomhed at se nærmere på Cisco Spark Board.

 

Af Peter Baltzer, Network Concept Manager