Fra kaffemaskine-ansvarlig til teknologisk bannerfører for medarbejdertilfredshed og effektivitet

2018-09-24

Effektive og værdiskabende arbejdspladser ved hjælp af ny teknologi er et stadigt større konkurrenceparameter for danske virksomheder. Det stiller store krav til Facility Manageren, der i dag er et helt centralt bindeled mellem it, øget medarbejdertilfredshed og produktivitet.

jens berthelsen
Jens Berthelsen Facility Manager

Der var engang, hvor Facility Manageren reelt var en slags altmuligmand, der var begrænset til uddeling af standardiserede it-arbejdsredskaber til medarbejderne. I jobbeskrivelsens periferi hørte facilliteringen af en højproduktiv kaffemaskine i kontormiljøet.

 

Den tid er forbi. Rollen som Facility Manager er i dag blevet til et overordnet ansvar for arbejdspladsens effektivitet. Vi skal kontinuerligt forny rammerne, der giver medarbejderne de bedste forudsætninger for en værdiskabende arbejdsdag, og det kræver forståelse for den teknologiske udvikling og de it-mæssige muligheder for fremtidens kontor.

Fremtidens Facility Management

Som Facility Manager i Atea, et it-hus med 1500 medarbejdere fordelt på fem lokationer i Danmark, bruger jeg proaktivt ny teknologi til at holde omkostningerne nede og effektiviteten i top. Jeg arbejder tæt sammen med HR, økonomi, marketing og it, der alle har vidt forskellige interesser, meninger og opfattelser af, hvordan Atea skal være som arbejdsplads, og jeg skal derfor få kundeoplevelser, it-systemer, medarbejdertilfredshed, finansiering og meget mere til at gå op i en højere enhed.

 

I øjeblikket er mulighederne for optimerede processer enorme for Facility Management. Jeg synes, det er spændende, hvordan arbejdspladsen ændres i takt med tiden, teknologien og kulturen, og hvordan de tre faktorer komplimenterer hinanden i udviklingen af optimale rammer. Det er min overbevisning, at Facility Management i høj grad skal tage ejerskab og bidrage til denne udvikling. Facility Management skal netop sørge for den rette balance mellem faciliteterne og forretningen og derved underbygge et dynamisk arbejdsmiljø og en innovativ virksomhedskultur.

Når arbejdet er en teknologisk oplevelse

De økonomiske stordriftsfordele ved en strømlinet og standardiseret arbejdsplads, koliderer ofte med medarbejdernes individuelle ønsker til en fleksibel og inspirerende arbejdsdag. Vi arbejder derfor altid på at understøtte de mest effektive medarbejdere i det mest effektive kontormiljø. Det gør vi i tæt samarbejde med vores afdeling for Concept Management, hvor vi bruger os selv til at blive klogere på, hvordan den digitale arbejdsplads ser ud i fremtiden.

 

I dag skal kontormiljøet være mere end blot ergonomisk korrekt møblement. Temperatur, luftfugtighed, CO2-niveau og støjniveau skal også fungere optimalt, og netop det er vi begyndt at teste ved hjælp af sensorer. Derudover skal vi blive klogere på medarbejdernes adfærd og præferencer, så vi kan give dem de bedste forudsætninger for en produktiv arbejdsdag.

Masseproduceret individualitet

Data skal i stigende grad skabe fundamentet for en individualiseret oplevelse af arbejdspladsen, så den enkelte medarbejder arbejder i netop de omgivelser og med det udstyr, som han eller hun har det bedst med. Derfor kan vores medarbejdere blandt andet vælge deres foretrukne arbejdsredskaber og it-udstyr gennem vores medarbejderportal Flexible Benefit Solutions.

 

På den dynamiske arbejdsplads kommer vi til at se meget mere til specialindrettede rum, som ved hjælp af teknologi ændres efter kravene til den enkelte situation. Store skærme på væggene skaber sammen med lyd og lys en særlig stemning, som med en fjernbetjening hurtigt kan ændres fra beroligende skovbund til pulserende storby alt efter mødets formål.

 

I den mere avancerede udgave vil lokalet ved hjælp af ansigtsgenkendelse registrere personen og automatisk justere rummet efter personens præferencer. I Atea bruger vi i stigende grad digitale workplaces og virtuelle teams, der arbejder intenst og kortvarigt på en opgave og derfor skal have fleksible rammer og faciliteter, som understøtter arbejdsopgaven, inden de igen adskilles i nye projekter.

Smarter Buildings skal få os til at arbejde ... smartere

Den teknologiske udvikling skal få os til at udnytte de fysiske rammer bedre, så vi eksempelvis udnytter kontorets kvadratmeter ved at booke et skrivebord eller et større workspace, som passer til dagens opgaver, projekter og samarbejdspartnere. Inden længe får vi interaktive parkeringspladser, hvor vores besøgende allerede i mødeindkaldelsen får reserveret en parkeringsplads med nummerpladeregistrering, som giver værten besked, når bilen ankommer, og snart kan elbiler se, om der er flere ledige opladere, inden de kører ind på parkeringspladsen.

 

Vores mødelokaler, som altid oplever stor efterspørgsel, vil i fremtiden automatisk blive ledigt i systemet, hvis sensorer registrerer, at lokalet er tomt, ligesom lys og andet elektronik vil blive slukket for at spare på elektriciteten. Andre faciliteter kan også udnytte teknologien og automatisk levere data til leverandører af vores serviceaftaler, så rengøringen styres efter brugen af faciliteterne – det gælder eksempelvis vores toiletter, skraldespande og kaffemaskiner.

Kaffen kræver stadig kærlighed

Med den store automatisering er det afgørende, at vi også husker vigtigheden af den menneskelige dimension. Vores kaffebarer i Ballerup og Aarhus er yderst populære samlingspunkter og summer ofte af aktivitet mellem kollegaer, kunder og samarbejdspartnere. Kaffebaren fungerer samtidig som vores digitale eReceptionsløsning, hvor gæster registrerer deres ankomst på en velkomstskærm, der automatisk sender beskeden videre.

 

I kaffebaren serverer baristaer frisklavet kaffe, kolde drikkevarer og snacks, som medarbejderne bestiller via en app. Her kan man også bestille mødeforplejning, købe take away med hjem fra kantinen, arrangere samkørsel med kollegerne eller give Facility Management besked om ting, der skal ordnes såsom pærer, der skal skiftes eller udstyr, der er gået i stykker.

 

Datakilder vil fremover være en central del af arbejdet i Facility Management og bidrage med vigtig viden og læring om arbejdspladsens performance på mange forskellige parametre. Netop brugen af disse datakilder og denne læring er fremover en forudsætning for arbejdspladsens succes med at skabe effektive og motiverede medarbejdere.