Vurdér som minimum risikoen

2015-02-13

Audits bliver mere og mere udbredt, og selvom de fleste virksomheder har taget hul på Software Asset Management, kan der vente ubehagelige overraskelser, hvis virksomheden ikke også er forberedt på en audit. Morten Jensen, der er chef for Software Asset Management hos Atea, kommer her med en række gode råd til, hvordan virksomheder kan forberede sig på uventet besøg.

Et forkert flueben i systemet kan potentielt betyde en stor ekstra licensregning efter en audit-proces. Så lidt skal der til. Mange virksomheder læner sig op ad deres Software Asset Management (SAM)-løsning og føler sig trygge, fordi de faktisk har en løsning til at holde styr på al virksomhedens software, men det kan være falsk tryghed. Det vurderer Morten Jensen hos Atea, som møder mange virksomheder, der på trods af orden i licenserne ikke er forberedt på en audit-situation.

”Mange siger, at de har styr på licens­erne, men det har de alligevel ikke helt. Det er et ekstremt komplekst område, og selv auditørerne, der gennemfører audits, kan have svært ved at finde hoved og hale i licenserne. For at have fuldt overblik over dine licenser, kræver det, at du har en dedikeret person, som arbejder med dette på relativt fast basis – ellers opnår de ikke den vigtige historik, der knytter sig til licensering,” forklarer Morten Jensen.

Overblikket over licensreglerne er tit den største udfordring, for de bliver ofte ændret, og samtidig skal virksomhederne sammenholde reglerne med de øvrige aftaler, som virksomheden har med softwareproducenterne. ”Typisk kan du tro, du har overblikket via dit automatiske SAM-værktøj, men hvis du fx har overset at registrere 200 pc’er i systemet, så bliver de ikke talt med. Derudover er der mange områder, som et SAM-værktøj ikke tager højde for. Fx et virtuelt klient-miljø samt detaljeret CAL-optælling. Derfor handler det i lige så høj grad om at have de rette processer som et SAM-værktøj,” siger Morten Jensen.

Tag stilling!
Investér i ressourcerne internt eller hyr en ekstern samarbejdspartner – det er Morten Jensens grundlæggende råd til virksomhederne.

”Som minimum skal virksomhederne tage stilling til, om de er villige til at tage den risiko, det er ikke at have et beredskab eller en ekstern samarbejds­partner omkring licenserne. For du kan blive taget med bukserne nede og være nødt til at betale en stor ekstraregning. Nogle virksomheder vil måske mene, at denne strategi bedst kan betale sig for dem i modsætning til at være forberedt. Derfor handler det også om temperament,” fortæller Morten Jensen.

Der er dog nogle helt klare fordele ved at være proaktiv, for udover ro i maven kan der ifølge Morten Jensen også være penge at spare ved at have en SAM-strategi og et løbende grundigt arbejde omkring sine software-aktiver og -licenser. Men et SAM-værktøj er altså ikke nok. Det skal altid bakkes op af nøje overvejede processer og et indgående kendskab til licensaftaler og licensregler.

”Hvor ville det være rart, hvis et auto­ma­tisk redskab kunne klare skærene i dette morads af regler, men der er desværre ikke et quick win eller en smutvej på dette område. Det kræver dedikerede ressourcer. Ofte opfordrer vi kunderne til at deltage i frivillige self-­audits, som nogle af de store softwareproducenter afholder hvert år, og i nogle tilfælde giver tilskud til at gennemføre. Det giver en rutine og en proaktivitet, som også lønner sig i forhold til sam­arbejdet med softwareproducenterne. Producenterne er sjovt nok også mere samarbejdsvillige, hvis du kommer på forkant med en forkert licensering, end hvis det bliver opdaget under en audit.”

Fire tips til at få styr på licenserne
  1. Tag stilling til, om din virksomhed er ok med at løbe risikoen ved ikke at være forberedt
  2. Dedikér en eller flere medarbejdere til at holde styr på softwareaktiver og tilhørende licenser
  3. Få styr på processerne omkring software- og licenshåndtering
  4. Få ekstern hjælp – enten til et løbende samarbejde omkring licensstyring eller til et engangstjek af licenserne