Hører du til dem, der lige har brug for en tænkepause, når du skal definere værdien af ’digital transformation’? Hos 3F behøver medarbejderne bare kigge på deres mobiltelefoner for at komme med håndfaste, konkrete beviser på digitale gevinster.
På deres display kan medarbejderne i dag vælge mellem en række egenudviklede apps, der fx håndterer sygemeldinger og bestilling af adgangskort til nye medarbejdere. Og selvom opgaveløsningen virker simpel og overskuelig, så optimerer de dedikerede applikationer 3F’s interne arbejdsprocesser så meget, at medarbejderne - herunder it-afdelingen - nu har mere tid til at tage flere opgaver ind.
”Der er er ingen tvivl om, at jo mere vi internt automatiserer kedelige og tidskrævende manuelle arbejdsopgaver via applikationer desto mere tid får vi til at betjene brugere i organisation,” siger Christina Melin Hoffmann, IT Service- og uddannelseschef hos 3F.
Platformsskift giver app-fokus
Baggrunden for at optimere interne arbejdsprocesser via apps, skal findes i fagforbundets platformsskift og opgradering til Microsofts cloudbaserede Office 365. Med rådgivning fra Atea har 3F derfor udskiftet brugen af InfoPath-formularer til Microsofts Power Platform med Power Automate og Power Apps. Adgangen til Microsofts Power Platform – en ’low code – no code’ app-udviklingsplatform - giver i dag 3F mulighed for at bygge deres egne skræddersyede applikationer.
Atea har hjulpet 3F med udvikling, sparring og implementering af Power Apps og Power Automate med sidemandsoplæring af 3F-medarbejdere.
I dag kan 3F - efter den indledende kortlægningsproces af de manuelle arbejdsopgaver - i nogle tilfælde sætte den enkelte applikation i produktion på under én dag, fortæller Christina Melin Hoffmann.
Lavthængende frugter
Og ifølge IT Service- og uddannelseschefen hos 3F, er det ikke helt tilfældige manuelle processer, der nu bliver digitaliseret. ”Vi har fokuseret på at automatisere alle de lavthængende frugter i organisationen, hvilket vil sige alle de simple opgaver, som involverer forholdsvist meget papirarbejde.”
””Vi har fokuseret på at automatisere alle de lavthængende frugter i organisationen, hvilket vil sige alle de simple opgaver, som involverer forholdsvist meget papirarbejde.””
”Svaret på, om tingene virkelig kan gøres nemmere, er ofte et rungende ’ja’.”
IT som intern brobygger
Som en afledt effekt af de nye, værdiskabende apps oplever Christina Melin Hoffmann desuden, at it-afdelingen i 3F er blevet en brobygger på tværs af organisationens 2200 medarbejdere.
”Jeg oplever, at fx HR er taknemmelige og imødekommende, når vi kommer med idéer til, hvordan on- og off-boarding kan blive effektiviseret via apps. Det fjerner jo nemlig en række tidskrævende og manuelle opgaver fra deres skuldre. Derfor bliver det heller ikke set som en spareøvelse, men som en optimeringsproces, hvor it-afdelingen er en vigtig brobygger og sparringspartner.”
””Jeg oplever, at fx HR er taknemmelige og imødekommende, når vi kommer med idéer til, hvordan on- og off-boarding kan blive effektiviseret via apps. Det fjerner jo nemlig en række tidskrævende og manuelle opgaver fra deres skuldre. Derfor bliver det heller ikke set som en spareøvelse, men som en optimeringsproces, hvor it-afdelingen er en vigtig brobygger og sparringspartner.””
Efter den indledende, høje udgivelsesfrekvens fortæller Christina Melin Hoffmann, at fokus fremover vil være på at binde de forskellige apps sammen i ét samlet brugervenligt applikationsunivers. Dermed får 3F endnu mere værdi ud af deres Microsoft-licenser.
