Laddar meny
Gentofte Kommune

Excelhajerne kommer

En flok talknusere + øget fokus på licenshåndtering = besparelser på bundlinjen og parathed til udbud. Det erfarede Gentofte Kommune, da de stod over for en nødvendig oprydning i deres licenser.

2016 er året, hvor mange kommunale licensaftaler skal i udbud. Der er derfor endnu større grund end ellers til at få det forkromede overblik over licenserne. I Gentofte Kommune har man i løbet af de sidste par år, med hjælp fra Atea, arbejdet dedikeret med at få overblik over kommunens Microsoft licenser. Ud over de løbende besparelser og procesforbedringer kommer indsatsen dem nu særligt til gode.

Charlotte Solovej, der er afdelingschef for digitalisering og analyse i kommunen, fortæller, at det store fokus på licensovervågning og -analyse blandt andet har gjort it-afdelingen i stand til hurtigere og mere præcist at formulere deres licensbehov i udbudsmaterialet, ligesom de til enhver tid er sikret det økonomiske overblik over kommunens engagement med Microsoft.

Ekstern sparring nødvendigt for at nå til bunds

Behovet for et overblik opstod for nogle år tilbage. Kommunen havde oplevet at være ’non compliant’, og det ønskede man ikke at komme ud i igen. Derfor var der særligt brug for at få overvåget forbruget af licenser.

I den foregående kontraktperiode var Gentofte Kommunes Microsoft-licenser blevet købt gennem Atea, og Charlotte Solovej valgte at hyre Atea til dels at hjælpe med den løbende licensovervågning og dels til at assistere med den årlige true up – det vil sige en kortlægning af licensaftaler og installationer. For at sikre den nødvendige licensviden så hun en fordel i et samarbejde med Ateas eksperter. Med Software Asset Management (SAM) as-a-Service har kommunen modtaget kvartalsvis rapportering fra Atea, fulgt op af møder med Ateas tilknyttede license manager og software asset manager.

”Ateas eksperter har været enormt dygtige. De er en flok talknusere og Excel-hajer, så de har hurtigt identificeret vores behov og givet os en række anvisninger til, hvad vi selv kunne ændre.”

Ifølge Charlotte Solovej har det kontinuerlige samarbejde sikret overblik og tryghed, fordi Ateas team løbende har overvåget kommunens licensbrug. Hvis der fra kvartal til kvartal sker ændringer, får hun og it-afdelingen besked, så de kan tage hånd om det med det samme.

Store besparelser

Det er ikke kun i udbudsperioder, at licensovervågning er nødvendig. Har man for mange licenser, betaler man for produkter, der ikke bliver brugt. Charlotte Solovej har derfor kunnet følge betydningen af de kvartalsvise rapporter på bundlinjen.

”Der er ingen tvivl om, at oprydningsarbejdet har påvirket vores licensudgifter i en positiv retning. Vi har eksempelvis fået justeret vores proces for, hvordan vi håndterer, at medarbejdere stopper eller skifter maskine,” fortæller Charlotte og uddyber:

”Et andet eksempel er et særligt projektplanlægnings-software, som er en dyr licens. Vi kan se, at nogle medarbejdere får programmet installeret i forbindelse med et konkret projekt og bruger det i en måneds tid. Derefter ligger programmet på maskinen uden at blive brugt. Der er vi nu skarpere på at have en proces for tilbagerulning, så licensen bliver fjernet fra maskinen, når den er inaktiv. Så kan brugeren aktivt bede om den igen, hvis det bliver nødvendigt.”

Støtte fra forretningen

Arbejdet med licensovervågningen har, ifølge Charlotte Solovej, skærpet it-afdelingens opmærksomhed på hvor kræfterne skal lægges. Hun fortæller, at forretningen også har fået øget fokus på området. Kvartalsrapporternes anvisninger har nemlig gjort hende i stand til at vise forretningen de besparelser, som den løbende overvågning skaber.

”Det har krævet nogle mandetimer at komme igennem. Men det er en afvejning af, om vi skulle lade være med at bruge tid i løbet af året, og så på én gang lave en kæmpe oprydning. Efter den første store gennemgang for nogle år siden kan vi se, at det bedre kan betale sig at tage det løbende,” fortæller hun.

De sidste par års arbejde har derfor resulteret i, at it-afdelingen i dag har en dedikeret medarbejder, som sidder med ansvaret for den løbende licensovervågning og dialogen med Atea.

Gentofte Kommune

Gentofte Kommune er en del af Region Hovedstaden og har 75.000 borgere. Gentofte Kommune har cirka 8.000 ansatte i kommunen.

SAM-as-a-Service løsningen overvåger kommunens Microsoft licenser. På nuværende tidspunkt overvåges cirka 4.000 licenser.

Om løsningen

Ateas SAM-as-a-Service-løsning består af en kvartalsvis rapporte-ringsløsning baseret på værktøjet Licensewatch.

Rapporterne giver et overblik over, hvad der er købt, og hvad der anvendes. Desuden giver rapporten anbefalinger til særlige opmærksomhedspunkter.

Atea har et team på 16 personer, der arbejder med licensstyring, og som løbende kan yde rådgivning og besvare spørgsmål.

Atea perceived better if you update your browser. Here you will find a new version of Internet Explorer