Printløsning i Herning Kommune: 800.000 færre sider

327 multifunktionsprintere sørger hver dag for at betjene alle brugerne i Herning Kommune, lige fra eleverne ude på skolerne til de ansatte i administrationen. Tidligere havde kommunen mere end det dobbelte antal printere, og de havde ikke ’follow me’-print. I dag har kommunens it-afdeling med hjælp fra Atea fået et præcist overblik over, hvor meget der bliver printet, fra hvilke maskiner og programmer, på hvilke tidspunkter og så videre via PaperCut-softwaren. Michael Hessel, der er leder af afdelingen, som blandt andet varetager alt print og kopi i kommunen, var overrasket over, hvor meget der bliver printet i kommunen, første gang han fik dette indblik.

”102.000 sider. Det printer vi cirka hver dag. Forbruget har også været der tidligere, og det har med garanti været større. Nu kan vi se, at vi årligt sparer 800.000 sider i fejlprint. Det vil sige sider, som bliver sat til print men ikke hentet i printeren. Alene denne besparelse ligger på 89.000 kr. om året, dertil kommer udgiften til papir. Den besparelse, der er sværere at gøre op, er, at folk tænker sig lidt bedre om, inden de sender noget til print, fordi vi har fået fokus på det. Der er med andre ord kommet en større bevidsthed om, at man ikke skal have et overforbrug, og at man skal kunne argumentere for det forbrug, man har,” forklarer Michael Hessel.

Mindre arbejde for teknikerne

Løsningen i Herning har nu kørt i mere end et år, så nu kan Michael Hessel og hans kollegaer begynde at arbejde mere fokuseret med det overblik og de data, som PaperCut-løsningen genererer. Michael Hessel forklarer for eksempel, hvordan de bruger data til at se på, om nogle maskiner er overdimensionerede eller det modsatte, så det vil give mening at flytte rundt på maskinerne. Det giver mere tilfredse brugere og sikrer samtidig, at der ikke investeres unødigt i nye dyre maskiner, som kommunen slet ikke har brug for.

”Vi har allerede reduceret markant i antallet af maskiner, og i dag er det derfor kun nødvendigt med én person til den tekniske drift, hvor vi tidligere havde to. Det hele er strømlinet, meget stabilt og virkelig let at arbejde med. For eksempel kører det hele fra en virtuel sky, så vi skal heller ikke opdatere en masse drivere og software på et væld af maskiner,” siger Michael Hessel. Samtidig kan Michael Hessel og hans kollegaer let sætte en anden maskine ind i stedet for en defekt maskine, uden at det betyder noget for løsningen. Den kører blot videre.

Vær bussemand, og gå ’all in’
Michael Hessels råd til andre organisationer, der står over for at skulle vælge en tilsvarende løsning er helt klart, at de skal gå ’all in’.

”Du skal tænke langsigtet, så du kan vælge den optimale løsning – ellers får du ikke den fulde værdi og den maksimale besparelse. For kommuner kan det være en udfordring, hvis de ikke har et centraliseret ejerskab af maskinerne, og derfor er det meget vigtigt at få politisk opbakning til sådan et projekt.”

Michael Hessel mærkede selv udfordringen ved at gå ’all in’, fordi mange ansatte i kommunen tidligere havde lokale små printere stående på kontorerne, og dem var de meget glade for. Beslutningen var derfor på ingen måde populær – i starten. I dag er der dog stor tilfreds­hed hele vejen rundt.

”Det har virkelig kunne betale sig at holde fast og være bussemand til en start. For i dag er vores brugere virkelig glade for løsningen, de har nemlig fundet ud af, at fordelene ved den nye løsning er væsentlig flere sammenholdt med den gamle. Selvfølgelig var det bekvemt med en printer ved siden af ens skrivebord, men i dag kan de hente deres print uanset, hvor de befinder sig i huset. Og de kan sætte noget til print om aftenen, og så blot hente det om morgenen, når de møder ind.”

Vedligeholdelsen af maskinerne foregår samtidig meget mere smidigt end tidligere, fordi maskinerne automatisk selv bestiller toner, og brugerne kan blot trykke på tekniker­knappen, hvis der er ­noget galt. Derfor opstår de situationer ikke, hvor dit print bliver fanget i maskinen, og du er nødt til at suse tilbage til pc’en for at trykke print igen. Brugerne henter blot printet, som ligger i skyen, i en anden maskine ved at køre deres kort igennem.

Er du helt sikker på, at du vil printe i farver?

’Flere og flere kommuner installerer denne type af print-løsninger, og Michael Hessels vurdering er, at det vil fortsætte, fordi løsningen ud over at bringe besparelser og brugervenlighed også er meget sikker samt understøtter udbygningen af digital post.

”Du har bedre styr på din dokument­sikkerhed, når der ikke er en tilfældig forbipasserende, der kan hente dine print. Det er kun dig, via dit personlige chip-kort, der kan hente dit print. Og det skaber værdi i blandt andet kommuner, hvor vi sidder med folks personlige data.”

Fokus for Michael Hessel og hans kollegaer er nu, at de skal til at eksperimentere med, hvordan softwaren og data kan anvendes til at nedbringe printforbruget. Hvis de for eksempel regi­strerer, at der bliver printet meget i farve på en række maskiner, så kan de spørge brugerne via softwaren, om de er helt sikre på, at de vil printe i farver. Og samtidig er det også muligt at oplyse brugerne om differencen i pris ved de to valg. Det kan være effektive redskaber til at nedbringe forbruget.

”Jo mere kreative vi er, jo mere kan vi få ud af løsningen. Et andet ­eksempel er, at vi lige nu på Ateas initiativ også overvejer, om chipkortene, som alle brugere har, kan anvendes som betalings­middel i frugtboderne i skolerne. Så kan mor og far sætte penge ind på kortet, og eleven undgår at have rede penge med. Og der er mange flere eksempler,” fortæller Michael Hessel. Selve betalingsdelen gør det også lettere for kommunen at håndtere, hvis en aftenskole for eksempel skal låne kommunens lokaler og gerne vil kunne printe, så bliver de udstyret med et chipkort, hvor de køber et antal enheder på eller betaler efter forbrug. Mulighederne er flere end mange.