Laddar meny
OK Fonden

It-afdelingen der forsvandt

Med 15 plejehjem, et hospice og fire psykiatriske bosteder spredt ud over Danmark, var det en udfordring for OK-Fondens to it-medarbejdere på hovedkontoret på Frederiksberg at følge med. Løsningen blev en samlet outsourcing af it-afdelingen. Det har resulteret i så godt som ingen nedetid og et løft af løsningerne.

På et hospice og et plejehjem er driften i gang 24/7, og derfor var det tidligere problematisk, hvis sygeplejerskerne fx ikke kunne få adgang til Fælles Medicinkort eller omsorgssystemet uden for it-afdelingens åbningstid. Fru Hansen kunne nemlig ikke vente med at få sin medicin til kl. 8, hvor it-medarbejderne mødte ind.

”Vi kunne ikke være sikre på, om serverne kørte, når vi mødte på arbejde om morgenen. Hvis noget var gået ned om natten, kunne man ikke altid få fat på it-folkene. Hvis vi skulle tage konsekvensen og have en fornuftig it-afdeling, så skulle vi mande betydeligt op. Samtidig ville det kræve nogle meget brede kompetencer at beholde funktionen i huset. Derfor besluttede vi os for at sende hele vores it-leverance i udbud,” fortæller Finn Dorner, der er økonomichef i OK-Fonden.

Et samarbejde blev indgået med Atea om outsourcing af alle it-leverancer, og de eksisterende to it-medarbejdere blev tilbudt arbejde hos Atea i stedet. Herefter endevendte Atea opbygningen af it-infrastrukturen og byggede den op fra bunden. Det resulterede blandt andet i, at der blev etableret netværk på samtlige af OK-Fondens lokationer og en opkobling på et fælles domæne, så medarbejderne i dag kan se hinandens kalendere og booke møder.

”I dag har vi en fantastisk oppetid. Man skal aldrig sige aldrig, men efter vores outsourcing til Atea kan jeg ikke huske at have mødt på arbejde, hvor noget ikke har fungeret. Samtidig har vi nu mulighed for at ringe til Atea døgnet rundt,” siger Finn Dorner.

Nedgang i opkald til servicedesk med 90 procent
Inden it-funktionen blev outsourcet var telefonerne i it-afdelingen ofte rødglødende i løbet af en dag, hvor de kunne modtage op til 60 serviceopkald omkring udstyret ude på de forskellige lokationer.

”Vi var lidt bekymrede for, om antallet af serviceopkald ville forsætte med samme volumen, da vi startede i det nye setup. Det har heldigvis vist sig, at hele vores nye it-setup har været med til at minimere de udfordringer, som brugerne tidligere havde på dagsbasis. Faktisk ligger vi kun på omkring 100-150 op- kald til Ateas servicedesk om måneden,” fortæller Finn Dorner.

Ifølge Finn Dorner gør det også en forskel, at medarbejderne nu ringer til en professionel helpdesk med mange og brede kompetencer.

”Tidligere fik vi en anden support, hvor de ikke havde mulighed for at være lige så professionelle. Ofte var vores it-medarbejdere nødt til at researche på problemløsninger, inden de kunne svare. Det tog længere tid til stor frustration for brugerne.”

OK-Fonden fik ligeledes styr på deres hardware i det nye setup. Hvor der tidligere var blevet købt lidt tilfældigt hardware ind alt efter, hvad den enkelte fore- trak, sker det nu samlet og styret fra centralt hold. Alle pc’er blev skiftet ud og kører nu på en fire-årig DLM-aftale. Derfor er alt forældet udstyr nu også udryddet.

”Vi endte tit med at gå og lappe på noget gammelt udstyr. Det var en dårlig investering,” tilføjer Finn Dorner.

Superbrugerne er en vigtig del af setuppet
I OK-Fonden arbejder 2.000 medarbejdere. Deres fokus er at levere omsorgs- og sundhedsydelser – ikke it. Derfor har en væsentlig del af det nye setup også handlet om at få udpeget nogle superbrugere på hver lokation, som kan hjælpe bredt og tage småproblemer i opløbet.

”Vores brugere er meget lidt it-mindede. Derfor er der behov for, at vi hjælper dem og giver den nødvendige opbakning. Superbrugerne, som primært er kontorpersonale, er med til at understøtte dette. Vi oplærer dem selv. Det kræver dog noget af Ateas servicedesk, fordi de skal kunne pakke deres it-lingo væk og tale helt i øjen- højde. Det fungerer ret godt efterhånden,” fortæller Finn Dorner.

Fordi superbrugerne sidder alene med deres it-ansvar, er det vigtigt for OK-Fonden at få hjælp til at inspirere superbrugerne og holde gejsten oppe. ”Sammen med Atea inviterer vi årligt superbrugerne til et inspirations- og opdateringsmøde. Det seneste møde gik ud på at vække deres nysgerrighed i forhold til nogle af de muligheder, der kommer, samt nogle af de planer vi har. Fx talte vi om beacons, it-sikkerhed, vores nye tablets, der er i test netop nu, og hvad vi ellers kan anvende de mobile enheder til. Det fungerede rigtig godt.”

Selvom den nye løsning ikke er billigere set isoleret på driftsniveau, vil Finn Dorner til enhver tid vælge den nye model, fordi OK-Fonden nu har en stabil drift med jævnlig opdatering og udskiftning af udstyret samt sikkerhed for at have adgang til den nødvendige rådgivning i alle døgnets timer.

OK Fonden

OK-Fonden er en non-profit omsorgsorganisation, som driver en række plejehjem, psykiatriske tilbud samt hospice og administrerer en lang række seniorbofællesskaber.

OK-Fondens outsourcing løsninger hos Atea

  • Infrastruktur
  • Serverdrift
  • WAN og LAN
  • Desktop Lifecycle Management
  • Software

OK-Fonden har netop gentegnet aftalerne for en ny treårig periode.

Atea perceived better if you update your browser. Here you will find a new version of Internet Explorer