På trods af nedlukning: Mediekoncern redder ’årets vigtigste dag’ med online samarbejdsværktøj

”Den vigtigste og mest festlige dag i vores virksomhed.”

Administrerende direktør for Sjællandske Medier, Jens Nicolaisen, tøver ikke med at kalde generalforsamlingen for en af grundpillerne i den omfangsrige mediekoncern. Virksomheden står hver dag i spidsen for en lang række lokale og regionale udgivelser - fra Nordsjælland til Falster.

Den geografiske spredning går igen hos aktionærerne, hvilket, ifølge Jens Nicolaisen, understreger vigtigheden af det fysiske møde mellem ejerkredsen og koncernledelsen på den årlige generalforsamling.

Digitale alternativer

”Det er klart, at jo mere geografisk spredt virksomheden er, desto større grund er der til at se hinanden i øjnene i hvert fald én gang om året,” siger adm. direktør, Jens Nicolaisen.

Men sidst i maj måned 2020 tydede meget på, at det faste pulsslag i Sjællandske Medier -generalforsamlingen - ikke ville blive til noget. Coronaepidemien var tidligere på året rullet ind over landet, og det umuliggjorde ’business as usual’, fortæller Preben Jørgensen, IT Chef i Sjællandske Medier. Derfor begyndte koncernen at se sig om efter hjælp udefra, så de digitale alternativer til den fysiske generalforsamling kunne blive belyst.

”Valget faldet på Microsoft Teams. Dels fordi vi allerede bruger Teams internt, og fordi den platform, i modsætning til fx Zoom, opfylder vores krav til GDPR og håndteringen af personfølsomme oplysninger,” siger Preben Jørgensen.

Udfordringer i kø

Valget af digital platform medførte dog hurtigt en række andre udfordringer, fortæller Preben Jørgensen. For havde WiFi-forbindelsen på den lejede lokation kapacitet nok til trække den virtuelle generalforsamling med koncernledelse og ca. 80 deltagere? Og kunne deltagerne i det hele taget kommentere demokratisk og afgive stemmer ved vigtige vedtægtsændringer?

”Derudover er mange af vores delegerede oppe i årene og ikke nødvendigvis vant til at bruge digitale kommunikationsværktøjer. Så vi vidste, at vi skulle gøre en ekstra indsats for at sikre deres deltagelse.”

Med listen af udfordringer kontaktede Preben Jørgensen Atea for rådgivning, brugerguides og teknisk hjælp. Over et forløb på ca. 2 uger deltog adoption-specialister og konsulenter fra Atea i alt fra indledende møder og generalprøve til kulminationen den 15. juni, hvor afviklingen af selve generalforsamlingen, assisteret af Sjællandske Mediers egne it-folk, fandt sted.

Feedback med fremtidsperspektiver

Set i bakspejlet husker adm. direktør, Jens Nicolaisen, den aften som en nervepirrende oplevelse. Mediekoncernen havde for alvor bevæget sig ud på nyt, digitalt land med mange ubekendte faktorer. Derfor var det heller ikke uden en god portion lettelse, at de første positive tilbagemeldinger tikkede ind i dagene efter den virtuelle generalforsamling.

”Vi har faktisk kun modtaget positiv feedback fra deltagerne,” fortæller adm. direktør, Jens Nicolaisen, og fortsætter:

”Alle syntes, at teknikken - herunder lyd, billede og stemmeafgivelse - fungerede godt. Desuden er der en del, som også var glade for at spare transporttid på vejene. Det har selvfølgelig fået os til at overveje, om vi i fremtiden skal betjene os af en løsning, der både omfavner den virtuelle og den fysiske generalforsamling.”

”For hvis vi, som moderne medievirksomhed, ikke kan gøre det her, hvem kan så?”