Laddar meny

Ad 3 Opgradering af koncernens og Ateas complianceorganisation og politikker herfor

Siden Region Sjælland sagens opståen har koncernen og Atea A/S i samarbejde med koncernledelsen og med bistand fra Deloitte og Nielsen Nørager arbejdet intensivt med at opgradere sit complianceprogram med henblik på at sikre, at det er et effektivt og tidssvarende complianceregime, som er i overensstemmelse med god international skik for implementering af complianceprogrammer og opfylder kravene i UK Bribery Act samt de amerikanske FCPA-regler.

Der er i koncernen etableret en compliance funktion med udnævnelse af en compliance ansvarlig (Compliance Officer) i hvert land, som refererer til Atea Group Compliance Committee, der er under tilsyn af Atea ASA Audit Committee.

Atea Group Compliance Commitee er etableret af det øverste koncernselskab Atea ASA. Compliance Committee har selskabets Group CFO som formand, samt medlemmer med juridisk og forretningsmæssig indsigt. Komiteen mødes mindst én gang i kvartalet. Der er udarbejdet et charter for Atea Group Compliance Committee.

Af charteret for Compliance Committee fremgår i indledningen som følger om formålet:

”Facilitate the development, implementation and operation of an effective compliance regime for the group”.

Endvidere har Compliance Committee bl.a. ansvar for “Development, review and oversight of compliance programme, herunder Code of Conduct, including evaluation of its effectiveness, receiving updates about the activities from the compliance function in each country”

Det fremgår endvidere af charteret for Compliance Committee, at de enkelte medlemslande rapporterer til Compliance Committee mindst fire gange årligt vedrørende en række områder. Dette er afspejlet i årshjulet for compliance aktiviteter i Atea koncernen i Danmark, hvoraf fremgår, at der udarbejdes kvartalsrapport til Atea ASA Compliance Commitee fire gange årligt i hvert kvartal. Der er således indtil dato sket rapportering for 3. kvartal 2015 den 17. november 2015, 4. kvartal 2015 den 21. januar 2016, 1. kvartal 2016 den 19. april 2016 samt for 2. kvartal 2016 den 8. juli 2016.

Atea ASA’s audit committee har udvidet sit charter, så dette også omfatter tilsyn med compliance arbejdet i koncernen.

Compliance organisationen ser således ud som følger:

Compliance Organisation


Koncernen har etableret den danske Compliancefunktion i Atea legal, der dækker alle koncernens danske selskaber. Den rapporterer til den danske direktion med direkte reference til økonomidirektøren (CFO). Det fremgår af årshjulet for compliance aktiviteter i Atea, at Compliance Officer redegør for udvikling og igangværende processer, monitoreringer og kontroller på direktionsmøde fire gange årligt i hvert kvartal.

Der er og vil løbende blive tilført nødvendige ressourcer til compliancearbejdet.

Ud over indberetningerne til Group Compliance committee er den danske Compliance Officer og compliance funktion bl.a. ansvarlig for at besvare spørgsmål fra medarbejdere om overholdelsen af politikken for gaver, repræsentation, rejser, kundearrangementer og sponsorater, jf. nedenfor, og for løbende at sikre overholdelsen af Code of Conduct, de specifikke danske politikker, implementere og følge op og udvikle e-learningsprogrammet, uddannelse af nye medarbejdere m.v.

Der er etableret en compliance postkasse i Atea i Danmark i form af en særlig e-mailadresse, som medarbejdere kan skrive til med henblik på at få svar på spørgsmål om uddybning, sikring af forståelse samt konkretisering af Code of Conduct og øvrige politikker, samt anmodning om godkendelser af compliance officer, f.eks. af afholdelse af konferencer eller af deltagelse i konferencer i udlandet mv. Postkassen drives af compliance funktionen. Den første henvendelse til compliance postkassen blev modtaget i august 2015. Compliance postkassen er beskrevet i politik for gaver, repræsentation, rejser, kundearrangementer og sponsorater gældende i Danmark. Compliance postkassen modtager både "små" og "store" spørgsmål. Medarbejderne har taget dette tilbud til sig, og den betragtes som en succes.

Alle nye medarbejdere præsenteres for Compliance i forbindelse med introduktionen til virksomheden, herunder modtager de link til code of conduct og relevante politikker, med tilhørende test. Overholdelse af Code of Conduct, og politikker gennemgås på de månedligt tilbagevendende introduktionsdage for nye medarbejdere.

Atea koncernen har i sine oprindelige Etiske Retningslinjer haft en compliance hotline.

Ved vedtagelse af Code of Conduct den 2. juli 2015 er whistleblowerordningen ensrettet i hele koncernen, således at enhver indberetning går til koncernens, dvs Atea ASA´s CFO. Indberetningen sker elektronisk via et IT værktøj, der sikrer, at anmeldelse kan ske anonymt, hvis medarbejderen ønsker det. Indberetning over ledelsen i Atea ASA, herunder Atea ASAs CFO kan ske til bestyrelsesformanden for Atea ASA.

Alle medarbejdere blev den 15. juli 2015 orienteret om denne whistleblowerordning.

Atea koncernen har endvidere tilsluttet sig UN Global Compacts 10 principper, herunder især princip nr. 10, jf. ovenfor i afsnit 1.

Atea koncernen har endvidere som der bliver redegjort for nedenfor under nr. 5 etableret tiltag, der skal sikre finansiel og juridisk kontrol med overholdelsen af sine interne regler og Code of Conduct.

Atea perceived better if you update your browser. Here you will find a new version of Internet Explorer