Laddar meny

Ad 4 – opgradering af politikker, forretningsgange og retningslinjer

Atea Koncernen har haft etiske retningslinjer implementeret siden 2006, der inden sagernes opståen senest var opdateret i 2009. Heraf fremgik bl.a. følgende:

Bribes, gifts and benefits
To gain or retain commercial or other unsuitable advantages in the conduct of your business, you shall not offer, promise or grant any improper benefits to business contacts, public servants (or other third parties) to get the person in question to perform or fail to perform any act in his or her power as employee, civil servant or the like. This applies irrespective of whether the benefit is offered directly or through an intermediary.

Gifts or other benefits to business contacts must be given in accordance with locally accepted good business practice and the guidelines in force for the Group at the time in question. Gifts and other benefits may be given only if they are of modest value and given with limited frequency – and assuming that the time and place are suitable.

As an employee or Board member you are not allowed to accept from business contacts any gifts of money or other benefits that may influence – or be perceived as influencing – your integrity or independence. Gifts and other benefits may be accepted only if they are of modest value and given with limited frequency – and assuming that the time and place are suitable.

If you are offered or have accepted such benefits in excess of normal tokens of appreciation or benefits, you must immediately notify your immediate superior or the local personnel office, which will decide whether your integrity or independence may be perceived as being or having been influenced.

Ovennævnte undersøgelser kombineret med sagernes opståen og den almindelige retsudvikling, har afdækket et behov for, at disse retningslinjer opgraderes og præciseres og implementeres i organisationen på ny med henblik på at sende et klokkeklart budskab om, at Atea A/S' ledelse og hele koncernen tager kraftigt afstand fra enhver form for overtrædelse af lovgivningen, herunder bestikkelse, overtrædelse af konkurrencereglerne m.v.

Atea ASA, der er øverste selskab i koncernen, har således på et ekstraordinært bestyrelsesmøde den 2. juli 2015 vedtaget en ny Code of Conduct, der erstatter de oprindelige Etiske Retningslinjer, og som vedhæftes i sin helhed som bilag 3. Der er således et top level commitment til compliance arbejdet i Atea koncernen.

Heraf fremgår bl.a. af afsnittet om bestikkelse, gaver mv.:

2.3. Corruption and bribery

Atea believes in fair competition, and is firmly opposed to all forms of corruption. Employees should never offer or provide improper benefits to business contacts, government agencies or other third parties in order to influence a business decision or facilitate a legal/regulatory process. Nor should employees solicit improper benefits as the basis for transactions with Atea.
Corruption and bribery may consist of either direct payments or indirect benefits, if the perceived intention of such benefits is to influence a business decision or legal/regulatory process. Examples of indirect benefits may include sponsorships of favored organizations, donations to political groups, and excessive spending on hospitality, travel and entertainment. This applies irrespective of whether the benefit is offered from Atea or through an intermediary.

2.4. Gifts and business courtesies

The distinction between corruption and gifts or business courtesies may be difficult to draw. Therefore, Atea employees must always exercise caution when offering or accepting gifts and business courtesies.
Gifts and business courtesies should only be offered or accepted when they are of modest value and with limited frequency, and are in accordance with local practice and national guidelines within the Atea organization. Gifts and business courtesies should never be given or accepted if they can be perceived that they are for the specific purpose of influencing a business decision.

If an Atea employee is offered or has accepted gifts and business courtesies in excess of normal tokens of appreciation, he should immediately notify his immediate supervisor, who can decide with the local Compliance Officer whether the employee’s integrity and independence may be perceived as being influenced.

Implementeringen af Code of Conduct er sket ved, at retningslinjerne er sendt til samtlige koncernens medarbejdere, herunder medarbejderne i Atea A/S, med anmodning om gennemgang og underskrift, hvorefter dokumentet blev returneret til Atea ASA af hver enkelt medarbejder. Denne udsendelse til koncernens medarbejdere fandt sted den 22. juli 2015. Dokumentet er ligeledes tilgængeligt på intranet, idet Atea A/S i Danmark har lavet en særlig intranetside til sikring af compliance, og hvortil medarbejdere løbende kan stille spørgsmål, som bliver besvaret af medarbejdere i Atea Legal. jf. nærmere ovenfor under pkt. 3.

Der er endvidere iværksat udarbejdelse af et e-learningsprogram, med kontrolspørgsmål knyttet til Code of Conduct, som alle medarbejdere eksisterende og nyansatte medarbejdere skal gennemføre og besvare korrekt. E-learning programmet er opbygget i tre faser. Alle spørgsmål skal være besvaret korrekt, for at medarbejderen kan komme videre til fase 3. Såfremt et eller flere spørgsmål besvares forkert, skal medarbejderen tage testen forfra.

Fase 3 gennemføres ved, at medarbejderen elektronisk erklærer at have læst, forstået, og at medarbejderen vil efterleve Atea A/S' Code of Conduct.

I Atea A/S' gældende medarbejderhåndbog for danske medarbejdere fremgår bl.a.:

Korruption og bestikkelse
Atea tager afstand fra alle former for korruption. Du må aldrig tilbyde eller modtage ulovlige eller uretmæssige pengegaver eller anden betaling for at opnå forretningsmæssige eller private fordele for dig selv eller andre. Du må heller ikke bruge aftaler med mellemmænd til at kanalisere betaling til nogen på en sådan måde, at dette kan anses som korruption.

Gaver
Du skal altid være varsom med at tilbyde eller modtage gaver. Du må ikke modtage gaver eller andre godtgørelser, hvis det er rimeligt at antage, at de har til formål at påvirke forretningsmæssige beslutninger. Ved tvivl, skal du altid henvende dig til nærmeste leder.

Offentlige kunder
Desuden henvises til særligt skærpede regler for offentlige ansatte. Disse regler er beskrevet i Personalestyrelsens vejledning ”God adfærd i det offentlige - Juni 2007” Se vejledningen her: God adfærd i det offentlige - Juni 2007 og det er Ateas politik at denne vejledning overholdes.

Koncernen i Danmark har endvidere udarbejdet en konkret og specifik politik med klare og konkrete retningslinjer for gaver, repræsentation, rejser, kundearrangementer og sponsorater målrettet det danske marked, således at der heri tages højde for særlige forhold på det danske marked. Den gældende version af politikken vedhæftes denne redegørelse som bilag 4.

Den opdaterede politik for gaver, repræsentation, rejser, kundearrangementer og sponsorater blev vedtaget og udsendt til samtlige medarbejdere i Danmark den 15. juli 2015. Alle ansatte har skrevet under på, at de vil overholde disse specifikke retningslinjer. Politikken er endvidere tilgængelig på virksomhedens intranet, og der linkes hertil fra medarbejder-håndbogen. Der er efterfølgende, som følge af de erfaringer der løbende er gjort, sket enkelte justeringer af gavepolitikken.

Implementering af denne politik og sikring af, at alle medarbejdere er opmærksomme her-på og forstår og kan anvende og overholde politikken i deres daglige arbejde, er en selvstændig del af det e-learningsprogram, der omtales ovenfor. I den del af e-learningsprogrammet, der vedrører de opdaterede politikker/retningslinjer, skal medarbejderne svare på 6 forskellige spørgsmål relateret til repræsentation, gaver og sponsorater. Testdelen skal ligeledes besvares med alle spørgsmål rigtige, og medarbejderen skal herefter elektronisk signere for, at medarbejderen har læst forstået og vil efterleve koncernens og Atea A/S' politikker på området. I forbindelse med opdatering af politikken er der stillet nye spørgsmål til medarbejderne.

Ud over gavepolitikken er der udarbejdet en række øvrige politikker/retningslinjer gældende i Danmark som er:

Retningslinjer for deltagelse i leverandørarrangementer.
Retningslinjer for compliance i forbindelse med udlandsarrangementer.
Retningslinjer for Legal compliance med liste over gældende lovgivning af relevans for Atea, hvori bl.a. UN Convention against corruption og implementering heraf ved compliance programmer og interne processer er behandlet

Ovennævnte retningslinjer vedlægges ikke dette dokument, men kan udleveres fra Atea A/S efter ønske.

Der arbejdes endvidere på en politik til sikring af overholdelse af konkurrence- og udbudslovgivningen.

Overtrædelser af disse retningslinjer og politikker vil blive anset for misligholdelse af ansættelsesforholdet og sanktioneret i forhold til forholdets grovhed med enten advarsel, opsigelse eller bortvisning.

I tillæg til politikkerne er der lavet en række interne forretningsgange til understøttelse af compliancearbejdet generelt, dette er følgende:

Procesdiagrammer for de væsentligste compliance processer, der skal hjælpe til at gøre kerneprocesserne i complianceområdet overskuelige.

Compliance årshjul: Heri beskrives, hvornår de enkelte complianceaktiviteter hen over året skal udføres og af hvem.

Atea perceived better if you update your browser. Here you will find a new version of Internet Explorer