Spring til indhold
I en tid, hvor digital transformation er afgørende for effektivitet, sikkerhed og medarbejdertilfredshed, har Gribskov Kommune taget et stort og modigt skridt hen imod en moderne IT-infrastruktur.
Gribskov Kommune
Digital arbejdsplads
Danmark
Opbygge en moderne IT-infrastruktur

En holistisk tilgang under overskriften Modern Workplace, der favner både et løft til cloud, en Windows 11-opgradering, overgang til Microsoft Intune samt nye devices til alle kommunens medarbejdere. Formålet? At forbedre den daglige kommunale drift og gøre den mere effektiv, smidig og sikker. Atea har været med på rejsen, nogle gange inde i maskinrummet, andre gange som sparringspartner og rådgiver på sidelinjen. 

”Der var mange af vores kollegaer, der så frem til en mere moderne arbejdsplads, og som oplevede, at IT fyldte rigtig meget – faktisk for meget”, siger Alex Schrøder, der er IT-konsulent i Gribskov Kommunes Center for Koncernstyring og IT, inden han fortsætter: ”I virkeligheden skal IT jo slet ikke fylde særligt meget, men det gjorde det, fordi vores drift ikke var så stabil, som vi kunne ønske os, og omkostningerne var høje – for os var det på høje tid at skifte fra en ældre Citrix-løsning til en mere moderne og cloud-styret klient.” 

Løft til cloud på rekordtid 

En mere sikker og stabil drift kombineret med en situation, hvor en række licenser stod for at blive fornyet, betød, at Gribskov Kommune tog en strategisk beslutning om en generel IT-modernisering og opgradering. Den proces indebar både en cloud-first-tilgang, hvor kommunen på noget nær rekordtid flyttede al sin data i skyen, samt en opgradering til Windows 11 og nye måder at styre og ensrette anvendelsen af applikationer på tværs af kommunens centre gennem Intune. 

"Vi ønskede at udnytte de moderne muligheder, som cloud tilbyder, og samtidig reducere kompleksiteten ved at fjerne lokale servere," siger Alex Schrøder. Beslutningen om at vælge en ren cloud-løsning i stedet for en hybridmodel blev taget for at etablere en fremtidssikret og enklere infrastruktur. Derudover indebærer moderniseringen, at en række konsolideringer blev gennemført. På tværs af kommunen arbejder man nu kun på ét system til at styre softwareopdateringer, mobilenheder, applikationsdistribution mv. ”Det er en kæmpe fordel for os, fordi vi nu på tværs af centre og alle instanser i kommunen arbejder på samme platform. Det er nemmere at styre for os, og kollegaer kan nemmere og hurtigere rykke mellem centre uden at skulle tilgå et helt nyt IT-system,” siger Alex Schrøder. 

Sikkerhed som et centralt element 

Ikke mindst sikrer cloud-løsningen en langt højere grad af data- og IT-sikkerhed. Alex Schrøder forklarer: ”Med vores transformation ønsker vi også at højne sikkerheden. F.eks. har vi fjernet det lokale c-drev, og lagt data og materialer tilgængelige i skyen med ekstra sikkerhedsforanstaltninger. Det reducerer risikoen for læk, og selv hvis en maskine skulle falde i de forkerte hænder, er der meget lille risiko forbundet med det. Det giver vores medarbejdere tryghed.” 

Når dit roadmap bliver din bibel 

Hele processen blev gennemført på under fem måneder, hvilket ifølge Katrine Eriksen, der er koordinator og digitaliseringskonsulent i Center for Koncernstyring og IT, kun var muligt på grund af et meget stærkt mandat fra ledelsen samt et roadmap, der blev fulgt til punkt og prikke. 

”Vores roadmap var vores bibel – den styrede ned til mindste detalje, hvornår hvilke elementer skulle rulles ud til hvem og på hvilke lokationer.” 

- Katrine Eriksen, koordinator og digitaliseringskonsulent, Center for Koncernstyring og IT, Gribskov Kommune 

”Drejebogen blev kombineret med en meget stor kommunikationsindsats, der tog højde for, at der faktisk er begrænsninger for, hvor mange forandringer mennesker kan kapere på én gang.

Derudover sikrede vi os en høj grad af gennemsigtighed i hele processen; feedback, fejl og systemudbedringer blev helt åbent delt mellem vores centre, så alle kunne se, hvordan processen skred frem,” siger hun. 

Både Alex Schrøder og Katrine Eriksen anerkender, at det har været både en hård og svær proces at omstille så mange dele af kommunens IT-infrastruktur på én gang, men den store opbakning fra både kollegaer, ambassadører og ledere gjorde processen markant nemmere. ”Nu har vi fingeren på pulsen,” som Alex Schrøder siger. 

Opkald til IT-support reduceret mærkbart 

”Når man først er i gang, skaber man jo også nogle afhængigheder. Da vi først havde opgraderet til Windows 11, blev det meget tydeligt for os, at vi simpelthen havde brug for kraftigere maskiner for at forløse potentialet optimalt,” siger Alex Schrøder og bliver suppleret af Katrine Eriksen: ”En af de mest bemærkelsesværdige forbedringer var indførelsen af nye devices til alle medarbejdere. Vi skiftede fra ældre Windows 10-klienter til nye Windows 11-enheder, hvilket har forbedret ydeevnen markant," bemærker hun. 

”Den nye platform har gjort det muligt for os at levere en mere responsiv og sikker IT-service til vores brugere. Vi har reduceret vores supportopkald mærkbart, hvilket er et klart tegn på en forbedret stabilitet.”

- Alex Schrøder, IT-konsulent, Center for Koncernstyring og IT, Gribskov Kommune 

Hjælpen var aldrig langt væk 

Ifølge Gribskov Kommune har Atea leveret værdifuld støtte gennem sin tekniske ekspertise og best practices gennem processen: "Vi brugte Atea som teknisk sparringspartner, især omkring opsætningen af Intune og Windows 11, og selvfølgelig som leverandør af al hardware," siger Alex Schrøder.  

"De hjalp os med at bygge vores Intune-platform og sikrede, at vi kunne eksekvere projektet effektivt. Det hjalp gevaldigt, at vi havde dem siddende hos os tre dage om ugen, så hjælpen var aldrig langt væk.” 

Både undervejs i processen og ikke mindst efterfølgende hjalp Atea Gribskov Kommune med at ompakke alle applikationer, dokumentere processen og transformere det hele til Ateas cloud-portal. Atea administrerer desuden Intune, Windows 11, sikkerhed, applikationer og opdateringer gennem sin Managed Services. 

Med den nyvundne stabilitet og sikkerhed ser Gribskov Kommune frem til at udforske nye digitaliseringsprojekter, herunder RPA og AI-løsninger. "Vores skift til en cloud-baseret infrastruktur har åbnet døren for nye teknologiske muligheder," siger Katrine Eriksen og afslutter: "Det handler om at være modig nok til at tage springet og samtidig have en klar plan for, hvordan det spring skal se ud i alle detaljer." 

Har du spørgsmål eller er du interesseret i at høre mere?
Søren Skovgaard Frederiksen, Key Account Manager, Kommuner Account Management, East
Send e-mail